Celý obraz: od telefonátu po fakturu

Proč to řešíme

Montážní firma o pěti lidech má data na sedmi místech. Termíny v papírovém diáři. Zadání v e-mailu, který přeposlal obchodník. Checklist na lístku za sklem v dodávce. Fotky v telefonu montéra, který je večer možná pošle na WhatsApp a možná ne. Odpracované hodiny v SMS: „dneska od sedmi do čtyř". Vícepráce nikde — vzpomene si na ně někdo za tři týdny, když se dělá faktura.

Problém není v tom, že by to nešlo. Jde to. Jenom to stojí kancelář hodinu denně dohledáváním a firmu peníze, které nikdo nevyfakturoval, protože se na ně zapomnělo. A když klient po půl roce zavolá s reklamací, není čím doložit, co se na střeše vlastně dělo.

Jak to funguje v Rifut Flow

Firma je hranice

Registrací vzniká firma — váš prostor. Uvnitř má každý člověk jednu ze dvou rolí:

• Kancelář plánuje, zadává, kontroluje a fakturuje. Vidí všechny montáže firmy a spravuje nastavení.
• Montér pracuje v terénu. Vidí jen montáže, na které je přiřazený — nic víc. Nepřiřazená montáž pro něj neexistuje.

Mimo firmu nevidí nikdo nic. Podrobně 02 — Firma, role a tým.

Montáž je nosič

Montáž je jedna práce u klienta. Nese název, vaše číslo, termín od–do, adresu, kontakt na klienta, přiřazené montéry, jednoho správce z kanceláře a štítky. Zakládá ji kancelář, upravovat ji smí taky jen kancelář.

Na montáži pak visí všechno ostatní:

Typický průběh

1. Kancelář založí montáž. Povinný je jen název — zbytek se dá doplnit kdykoli později. Rovnou se dá nachystat checklist úkonů; víceřádkový text jde vložit ze schránky a rozpadne se na jednotlivé úkony.
2. Naplánuje se termín. Buď se vyplní při zakládání, nebo se montáž přetáhne z panelu K naplánování v kalendáři na konkrétní den a konkrétního montéra.
3. Montér ráno vidí, kam jede. V telefonu má montáž, checklist, výkresy a seznam výbavy, kterou si má vzít.
4. Na místě dá Příjezd. Od té chvíle běží měření a montáž se sama přepne do stavu Probíhá. Nikdo ji nemusí ručně přehazovat.
5. Odškrtává úkony a fotí. Každá fotka nese čas pořízení, autora a — pokud ji pořídil telefon — polohu. Co potřebuje doříct, napíše do poznámky.
6. Dá Odjezd. Měření se uzavře. Když jede na další montáž, dá místo toho Přejezd.
7. Kancelář vidí, co se stalo. Zvoneček hlásí přidané fotky, dokončené úkony a uzavřená měření. Na dashboardu naskočí montáž do fronty Ke kontrole, jakmile je odškrtaný celý checklist.
8. Kancelář montáž zkontroluje a dokončí. Ručně, tlačítkem. Odškrtání všech úkonů montáž samo neuzavře — je to vždycky vaše rozhodnutí.
9. Ven jdou dva soubory pro Excel. Výkaz času jako podklad pro mzdy a podklady montáže jako podklad pro fakturu, včetně úkonů se sloupcem Typ a všech poznámek.

Co se děje samo

Aplikace za vás dělá tři věci, které se jinak dělají ručně a špatně:

• Stav montáže. Čeká na zpracování → Probíhá → Hotovo. Prostřední přechod nastane sám s prvním měřením času, poslední je vaše rozhodnutí.
• Historie. Každá změna se zapisuje do Aktivit se jménem a datem. Nesmazatelně, i když se člověk později přejmenuje nebo deaktivuje.
• Upozornění. Ze všech událostí vám chodí jen ty, které se vás týkají, a jen ty, které si necháte zapnuté.

Co z toho firma má

• Jedno místo místo sedmi: termín, checklist, fotky, hodiny i komunikace jsou na jedné montáži. Nikdo nedohledává, kdo co komu poslal.
• Fakturu podloženou daty: vícepráce označené barevným typem, hodiny z reálného měření a fotky s časem a polohou. Podklad se stáhne jako soubor pro Excel, neskládá se z paměti.
• Obranu při reklamaci: za rok se dá doložit, kdo tam kdy byl, co udělal a jak to vypadalo. Historie montáže se nedá přepsat.
• Terén, který nepřidělává práci: montér zmáčkne dvě tlačítka a fotí. Nezapisuje hodiny, nevyplňuje formuláře, neposílá nic na WhatsApp.
• Přehled bez obvolávání: kancelář ráno na jedné obrazovce vidí, co se zpozdilo, na čem se pracuje a co čeká na kontrolu.

Souvislosti

• Následující čtení: 02 — Firma, role a tým a 03 — Montáž: parametry a stavy.
• Rozdíl mezi tím, co dělá kancelář na počítači a montér v telefonu: 18 — Web a mobil.