Firma, role a tým

Proč to řešíme

Většina firemních systémů má oprávnění řešená tak, že se dají „nastavit". Výsledkem je matice s třiceti zaškrtávátky, kterou nikdo nikdy nezreviduje, a montér, který si po roce prohlíží marže na montážích, protože mu to kdysi někdo omylem zapnul.

Druhý běžný problém je opačný: aplikace, kde má každý přístup ke všemu, protože rozlišovat práva by bylo moc práce. Pak stačí jeden ztracený telefon a venku je kompletní databáze klientů.

Rifut Flow má role dvě a nedají se donastavit. Je to méně flexibilní a je to záměr — o dvou rolích víte i po roce, kdo co vidí, bez toho, abyste to museli někde ověřovat.

Jak to funguje v Rifut Flow

Dvě role, jasná dělba

Kancelář vidí všechny montáže firmy. Zakládá a upravuje montáže, přiřazuje lidi, spravuje číselníky a katalog výbavy, zve členy, vidí výkaz práce, historii změn a exporty, obsluhuje předplatné a fakturační údaje.

Montér vidí jen montáže, na které je přiřazený. Odškrtává úkony, označuje vyzvednutou výbavu, fotí, píše poznámky, čte dokumenty a měří si vlastní čas. Montáž samotnou neupraví a nezaloží.

Rozdíl není v tom, že by montér na něco „neměl právo". Nepřiřazená montáž pro něj neexistuje — nedostane hlášku o oprávnění, dostane „nenalezeno". To je rozdíl, který je vidět, až když někomu ukazujete telefon jeho kolegy.

Dvě pravidla, která překvapí a jsou schválně:

• Jako montéra lze přiřadit jen člena s rolí Montér. Kancelář se v nabídce neobjeví. Historicky přiřazená Kancelář na montáži zůstane a jde ji odebrat, ale ne znovu přidat.
• Správce montáže je naopak vždy někdo z Kanceláře. Je to člověk, který za montáž odpovídá — ne ten, kdo na ní pracuje.

Jak se lidé dostanou dovnitř

Registrací vzniká nová firma a registrující se stává jejím vlastníkem. Vlastníka nelze deaktivovat ani degradovat a poslední aktivní Kancelář je chráněná — firma nesmí zůstat bez správce.

Další lidé přicházejí pozvánkou na e-mail. Kancelář zadá adresu a roli, pozvanému přijde odkaz s platností sedm dní; dá se zrušit i poslat znovu. Kdo účet ještě nemá, dokončí registraci z odkazu, kdo ho má, pozvánku po přihlášení přijme.

Přijetí pozvánky stojí kredit — strhne se měsíc předplatného za nového člena. Když kredit nestačí, přijetí neproběhne. Podrobně 19 — Předplatné, kredit a úložiště.

Odchod člověka

Členství se nikdy nemažou, jen deaktivují. Je to důležité: autorství se nemaže. Kdo před rokem odškrtl úkon, vyfotil střechu nebo zapsal měření času, u toho záznamu zůstane i po odchodu ze firmy. Historie, ze které mizí jména, není historie.

Deaktivovaný člen ztratí přístup do téhle firmy okamžitě. Poměrná část zaplaceného období se vrátí zpátky do kreditu.

Jedna praktická drobnost: na webu je odpojení okamžité, mobilní aplikace může pustit ještě zhruba patnáct minut, než jí vyprší přihlašovací lístek. U ztraceného telefonu proto sáhněte po Odhlásit všude v profilu, které ukončí všechna přihlášení naráz.

Montér a jeho telefon

Přihlašování na malé klávesnici je nejnepříjemnější věc na celém nasazení. Proto existuje QR přihlášení: kancelář u aktivního montéra vygeneruje na monitoru QR kód, montér ho v aplikaci naskenuje a je přihlášený.

Co je na tom podstatné:

• QR kód nikdy neobsahuje e-mail ani heslo. Je to náhodný jednorázový token s platností dvě minuty.
• Nenahrazuje účet. Ten vzniká vždy e-mailovou pozvánkou a přihlášení heslem zůstává záložní cestou.
• Jeden montér, jeden telefon. Sken odhlásí jeho ostatní mobilní přihlášení, i v jiných firmách.
• Kancelářskému účtu se QR nevydá. Kdo se dostane k monitoru, nezíská kancelářský přístup.
• Nechávat QR viset na sdílené obrazovce je provozní chyba. Kdo si ho v těch dvou minutách vyfotí, přihlásí se jako ten montér.

Práce ve víc firmách

Jeden účet může být členem víc firem, v každé s jinou rolí. Přepíná se v menu Můj účet a přepnutím se vymění všechno — data, role i upozornění. Živnostník pracující pro dvě party tak nepotřebuje dva účty.

Co z toho firma má

• Oprávnění, která nejde rozbít nastavením: dvě role, žádná matice zaškrtávátek. Po roce víte, kdo co vidí, aniž byste to museli ověřovat.
• Ztracený telefon není únik dat: montér má v aplikaci jen své montáže, ne databázi firmy. A odhlásit ho jde ze všech zařízení naráz.
• Nasazení bez školení na přihlašování: montéra přihlásíte QR kódem u monitoru za deset vteřin. Nikdo nediktuje heslo přes dvůr.
• Historie, která přežije odchody: jména autorů zůstávají u záznamů i po deaktivaci člena. Ten, kdo loni fotil, tam bude i za pět let.
• Platíte za lidi, kteří pracují: deaktivace vrací poměrnou část do kreditu. Sezónní posila stojí měsíce, kdy byla v terénu.

Souvislosti

• Kolik stojí aktivní člen a co se stane, když dojde kredit: 19 — Předplatné, kredit a úložiště.
• Jak se izolace firem vynucuje a co nevidíme ani my jako provozovatel: 20 — Bezpečnost a data.
• Co přesně dělá kancelář a co montér: 18 — Web a mobil.