Právní dokumenty

Proč to řešíme

Předávací protokol se obvykle píše ve Wordu podle loňské šablony. Někdo do něj přepíše jméno objednatele, adresu, číslo montáže a seznam prací. Tak vznikají chyby: stará adresa z minulé montáže, IČO s přehozenou číslicí, protokol bez čísla, který za rok nikdo nedohledá. Přitom všechny ty údaje už v aplikaci jsou. Firma je u zhotovitele, klient u objednatele, montáž u předmětu a úkony u seznamu prací.

Druhý problém je, co s papírem, když se údaje změní. Klient se přestěhuje a v systému se opraví adresa. Protokol, který před měsícem podepsal, ale nesmí začít tvrdit něco jiného, než co tehdy podepsal.

Jak to funguje v Rifut Flow

Co se píše a co se odvozuje

Dokument má dvě části. Odvozenou část aplikace skládá sama: hlavičku s logem a barvou firmy, strany (zhotovitel a objednatel), údaje předmětu (montáž, místo, termín, kontaktní osoba) a podpisovou část. Ručně přepsat nejde, aby papír nikdy neříkal něco jiného než systém. Když je v ní chyba, opravuje se u firmy, klienta nebo montáže.

Obsah píše kancelář:

• Věta předmětu — úvodní věta, na co se dokument odkazuje. Každá firma odkazuje jinak: na číslo díla, objednávky, montážního listu. Proto si ji firma nastaví sama a u konkrétního dokumentu ji jde ještě přepsat. Místo {number} aplikace dosadí číslo montáže, a když ho montáž nemá, její ID. Číslo se bere ze zmrazených údajů, takže u vystaveného dokumentu se změní jen spolu s nimi.
• Položky — co se předává nebo reklamuje. Nejčastěji úkony montáže, vybrané po kategoriích. Z úkonu se převezme název jako kopie, kterou jde v dokumentu přepsat. Pozdější přejmenování úkonu protokol nezmění. Přidat jde i ruční řádek, který na montáži úkon nemá, a pořadí jde změnit přetažením.
• Právní text — ustanovení dokumentu. Nový dokument si ho zkopíruje z nastavení firmy pro svůj typ.
• Vlastní sdělení — cokoli dalšího: zjištěné vady, dohoda o dodělávkách, popis reklamace. Také se předvyplní z nastavení.

Dokument může být i bez položek. Reklamace se často popíše celá ve sdělení.

Pět stavů

1. Koncept — rozpracovaný dokument bez čísla. Odvozená část se bere vždy aktuální, takže oprava adresy klienta se v konceptu projeví hned. Montér koncept nevidí.
2. Vystavený — dokument dostal číslo (předávací protokol PP-2026-0001, reklamační list RL-2026-0001) a odvozená část se k tomu okamžiku zmrazila. Obsah jde dál upravovat. Nové údaje o firmě, klientovi a montáži se ale do dokumentu dostanou jen povelem Aktualizovat údaje. Na papíře je pak kromě data vystavení i datum aktualizace.
3. Čeká na podpis — běží podpisový proces a dokument je zamčený, aby se nemohl změnit mezi tím, co si ho strana přečetla, a tím, co podepsala.
4. Podepsaný — zamčený doklad podepsaný oběma stranami. Změnit nejde nic. Když je potřeba oprava, připraví se nový dokument.
5. Stornovaný — podepsaný dokument, který přestal platit. Zůstává v seznamu i s důvodem storna a i se svým PDF.

Zmrazení je jádro celé věci. Vystavený protokol je právní akt a nesmí se změnit sám jen proto, že někdo v systému opravil adresu. Aktualizace je proto vždy vědomý krok s potvrzením.

Čísla

Čísla běží zvlášť pro každý typ a rok, v rámci firmy. Dokument číslo dostane až při vystavení, takže rozpracované koncepty řadu neprovrtají. Číslo smazaného dokumentu se znovu nepřidělí. Díra v řadě je menší zlo než dva různé papíry se stejným číslem.

Texty z nastavení

Výchozí větu předmětu, právní text a sdělení si firma nastaví jednou pro každý typ dokumentu (02 — Firma, role a tým). Nový dokument si je zkopíruje. Změna nastavení se proto do dokumentů, které už existují, nepromítne. Hotový protokol se tak nezmění pod rukama, když kancelář upraví šablonu pro další montáže.

Kdo s dokumenty pracuje

Kancelář dokumenty připravuje, upravuje, vystavuje, aktualizuje a maže. Montér na svých montážích vidí vystavené a podepsané dokumenty a otevře jejich PDF. Upravit ani smazat je nemůže. Totéž platí v mobilní aplikaci: ukazuje jen vystavené a podepsané dokumenty — koncepty jsou rozpracovaná práce kanceláře a v mobilu je nevidí nikdo.

Dokument jen s klientem

Dokument bez objednatele není dokument. Proto jde připravit jen na montáži, která má klienta (21 — Klienti). Když montáž klienta nemá, aplikace nabídne rovnou ho přiřadit.

Elektronický podpis

Co to je a co to není

Podpis v aplikaci je prostý elektronický podpis (v nařízení eIDAS se mu říká SES). Není to kvalifikovaný podpis, jaký potřebujete pro jednání s úřady, a nepotřebuje žádný certifikát, čtečku ani občanku s čipem — klient podepíše na mobilu za minutu.

Pro předávací protokol a reklamační list to stačí, a to ze dvou důvodů. Za prvé žádný zákon pro ně formu podpisu nepředepisuje: je to dohoda dvou soukromých stran o tom, že dílo bylo předáno. Za druhé eIDAS zakazuje odmítnout podpis jen proto, že je elektronický — pokud tedy někdo tvrdí, že „to není podepsané", je na něm říct, co konkrétně je na tom podpisu špatně.

A přesně na to je aplikace postavená. Průkaznost nestojí na kryptografii, ale na tom, že se dá doložit co bylo podepsáno, kdo podepsal, kdy a že mu zpráva došla.

Co dělá klient a co vy

Klient nevyplňuje nic. Otevře odkaz, přečte si dokument, nechá si poslat kód a podepíše — jeho jméno je na stránce tak, jak je na dokumentu, a měnit ho nejde. Potvrzuje přesně to, co je na papíře.

Vy podepisujete za firmu, takže u vás aplikace jméno předvyplní z účtu a nabídne nepovinné pole pro funkci (jednatel, majitel, pověřená osoba). Na dokumentu je pak vidět, v jaké funkci jste podepsali.

Aby vám mohl přijít kód, musíte mít v účtu telefon. Nastavíte si ho jednou v Můj účet, v mobilní aplikaci v nastavení účtu — pak už se jen předvyplňuje.

Kde podepisujete vy, záleží na tom, odkud jste podpis vyžádal. Z počítače se vám podpisová stránka otevře rovnou v novém panelu. Z mobilní aplikace vám aplikace po vyžádání nabídne Podepsat v prohlížeči a otevře tutéž stránku v telefonu — nemusíte kvůli tomu hledat e-mail. Když nabídku zavřete a k podpisu se vrátíte později, požádáte si o odkaz znovu; tím ten předchozí přestane platit, takže platný je vždycky jen ten poslední. E-mail s odkazem vám přijde tak jako tak, jako záloha. Klienta se to netýká — ten dostane odkaz vždycky jen e-mailem.

Proč dva kanály

Odkaz k podpisu jde na e-mail, ale podepsat se s ním samo nedá — podpis se potvrzuje šestimístným kódem, který přijde SMS na telefon. Klient tedy musí mít přístup k obojímu.

Je to ta nejpodstatnější věc na celém řešení. Kdyby stačil odkaz z e-mailu, obstála by námitka „ten e-mail mi někdo čte" nebo „odkaz mi někdo přeposlal". Dva nezávislé kanály znamenají, že podepsat mohl jen ten, kdo drží zároveň mailbox i telefon — a oba ty kontakty jsou u klienta uložené předem, ne zadané při podpisu.

Podepisují obě strany, zhotovitel i objednatel, každá stejným ověřením. Vypadá to jako práce navíc, ale je to odpověď na jinou námitku: dokument, který si firma podepsala sama, nedokazuje nic. Pořadí nerozhoduje a nikdo na nikoho nečeká.

Že vy sám podepisujete rovnou z aplikace, na tom nic nemění. Kanály jsou pořád dva: místo schránky u vás ten první zastane přihlášení do aplikace, a kód dál chodí SMS. U klienta je to beze změny.

Co se zaznamenává a proč to klient uvidí

Ke každému podpisu se vede časová osa: kdy odešel e-mail a jestli ho poskytovatel doručil, kdy si strana dokument otevřela, kdy jí odešel kód a jestli došel, kolikrát zadala špatný, kdy podepsala, z jaké IP adresy a z jakého zařízení. K tomu doslovné znění věty, kterou podpisem potvrdila — ne „souhlasil ano/ne", protože ta věta se za rok může jmenovat jinak a u starého podpisu musí zůstat ta tehdejší.

Celá tahle osa je na poslední straně podepsaného dokumentu. Vidí ji klient i vy, a oba ji máte v e-mailu, který po podpisu odešel. Telefonní čísla jsou na ní zkrácená (+420 ••• ••• 789), celé zůstává jen v aplikaci.

Dvě věci na té straně stojí za vysvětlení. Doručenky od poskytovatele e-mailu a SMS brány jsou jediné údaje v celém záznamu, které nevystavujeme my — proto tam jsou. A otisk dokumentu je krátký kód spočítaný z obsahu souboru: změna jediného znaku v dokumentu ho úplně změní, takže dvojice „dokument + otisk" dokazuje, že soubor po podpisu nikdo nepřepsal. Ze stejného důvodu se podepsaný dokument uloží jako soubor a dál už se nesází znovu — podepsalo se tohle, ne něco, co se z dat dá vyrobit zítra jinak.

Každá SMS stojí kredit

Kódy chodí přes SMS bránu, a to je skutečný náklad. Každá odeslaná SMS se firmě strhne z kreditu, takže dokument podepsaný oběma stranami stojí dvě a každé opakované poslání kódu jednu další. V historii pohybů kreditu je vidět jako SMS pro podpis. Bez kreditu se podpis nevyžádá a aplikace to řekne dopředu, ne po odeslání.

Cenu za SMS nastavuje provozovatel platformy; je bez DPH, stejně jako celý kredit. Kolik to je dnes, najdete na ceníku.

Podepsaný dokument už nejde upravit — ani smazat

Zamčení je u podepsaného dokumentu celý smysl věci: doklad, který se dá po podpisu změnit, není doklad. Oprava se proto řeší novým dokumentem.

Nové je, že podepsaný dokument nejde ani smazat. Místo mazání se stornuje s uvedeným důvodem: zůstane v seznamu, přeškrtnutý, s důvodem na očích, a jeho PDF i celý záznam o podpisu se zachovají. Důkaz, který jde zahodit jedním tlačítkem, totiž není důkaz — a uchovat ho pro případný spor GDPR výslovně dovoluje. (Smazání celé montáže i podepsané dokumenty odnese, ale to je vědomý krok, který aplikace odemkne až po napsání ANO.)

Dokud dokument čeká na podpis, zamčený je taky — když ho potřebujete opravit, vyžádání podpisu se dá zrušit. Pozor: zrušením zaniknou i podpisy, které už proběhly, a nové SMS se zaplatí znovu.

Co s dokumenty zatím nejde

• Kvalifikovaný podpis, časové razítko ani elektronická pečeť firmy. Pro protokol mezi dvěma firmami je nepotřebujete; kdyby je někdy vyžadoval odběratel, jsou to doplnitelné věci, ne přestavba.
• Podpis prstem na tabletu na místě. Nebude — vzdálený podpis se dvěma kanály je průkaznější než čmáranice na displeji, u které nikdo nedokáže, kdo ji nakreslil.
• Podpis přes BankID a napojení na Signi nebo DocuSign.
• Víc než dvě podepisující strany (svědek, třetí účastník).
• Hromadné poslání podpisů a automatická připomínka klientovi, který nepodepsal.
• Vlastní typy dokumentů. Kromě předávacího protokolu a reklamačního listu jiné nejsou. Jiný papír jde k montáži nahrát jako soubor (09 — Dokumenty).
• Starší verze. Po aktualizaci se předchozí údaje dokumentu nedají dohledat.

Co z toho firma má

• Žádné přepisování. Jméno, IČO a adresa objednatele, adresa montáže a seznam prací se berou z aplikace. Nepřepisují se ručně a nevznikají v nich překlepy.
• Dohledatelnost. Každý dokument má číslo a je připojený k montáži. Z papíru se dostanete k montáži v systému a naopak.
• Papír drží, co se podepsalo. Vystavený dokument se sám nezmění, ani když se v systému opraví údaje.
• Jednotný vzhled. Logo, barva a texty firmy jsou na všech dokumentech stejné, ať je připravuje kdokoli z kanceláře.
• Montér má doklad u sebe. Vystavený protokol otevře na montáži z telefonu a podpis si odtud může i vyžádat.
• Předání se uzavře na místě, ne za týden. Klient podepíše z mobilu, dokud je montér ještě u něj, a oba mají podepsaný dokument v e-mailu hned. Žádné tištění, skenování a dohánění podpisu poštou.
• Doložitelné předání. U každého podpisu je vidět, kdy zpráva došla, kdy si klient dokument otevřel a kdy podepsal. Když za rok někdo tvrdí, že dílo nepřevzal, odpovídá se poslední stranou dokumentu, ne vzpomínkami.

Souvislosti

• Klient jako objednatel: 21 — Klienti.
• Úkony jako nabídka položek: 04 — Úkony, kategorie a typy.
• Logo, barva a výchozí texty: 02 — Firma, role a tým.
• Nahrané soubory vedle právních dokumentů: 09 — Dokumenty.
• Záznamy o přípravě, vystavení, podpisu a stornu: 16 — Aktivity a historie montáže.
• Kredit, ze kterého se platí SMS s kódy: 19 — Předplatné, kredit a úložiště.