Exporty a podklady

Proč to řešíme

Data v aplikaci mají hodnotu, jen když se dostanou tam, kde firma reálně počítá peníze — a to je pořád Excel, případně účetní program, který z Excelu bere podklady. Systém, ze kterého se nedá nic dostat ven, je slepá ulička.

Druhá věc je fakturační podklad. Sestavit ho z paměti znamená zapomenout na polovinu víceprací. Sestavit ho ručně z aplikace znamená hodinu opisování.

Jak to funguje v Rifut Flow

Výkaz času — podklad pro mzdy

Vychází ze stránky Časy a bere celý filtrovaný výběr, ne jen zobrazenou stránku. Nastavíte montéra, montáže (i více najednou) a období, a stáhne se soubor s řádky jednotlivých měření a s mezisoučty na pracovníka, na montáž a celkem.

Do souboru jdou jen uzavřená měření.

Výkaz má pojistku 50 000 řádků. Když jich vybrané období obsahuje víc, export se neprovede a aplikace vás vyzve, ať období zúžíte. Je to lepší než tiše oříznutý soubor, ve kterém nesouhlasí součty.

Podklady montáže — podklad pro fakturu

Z detailu montáže se stáhne souhrn: název, adresa, termín, stav, správce, štítky, celkový čas, montéři, seznam úkonů včetně sloupce Typ a údaje, kdo a kdy úkon odškrtl, a všechny poznámky — ne jen deset zobrazených v detailu.

Tenhle soubor je odpověď na doúčtování. Otevřete ho, seřadíte podle sloupce Typ a máte pohromadě všechno, co bylo nad rámec objednávky, včetně toho, kdo to dělal a kdy. K tomu poznámky, ve kterých bývá napsáno proč.

Samostatný export „vícepráce" schválně neexistuje. Se šesti volitelnými typy, které si každá firma pojmenuje sama, by aplikace musela hádat, který z nich je ten důležitý — filtr v Excelu dá totéž a je obecnější. Souvislost: 04 — Úkony, kategorie a typy.

Připraveno pro český Excel

Kódování UTF-8 s BOM, oddělovač středník, desetinné hodiny s čárkou. Soubory se otevřou dvojklikem — bez průvodce importem a bez rozsypané diakritiky.

Kdo co dostane

Export nemá vlastní oprávnění: vždy vrátí přesně to, co byste viděli na obrazovce. Kancelář tedy exportuje za celou firmu, montér jen svoje měření a jen montáže, na které je přiřazený.

Export je čistě webová funkce; z mobilní aplikace se neexportuje.

Co exporty neumí

PDF protokoly, vlastní šablony, hromadný export více montáží najednou ani odesílání e-mailem podle plánu.

Co z toho firma má

• Mzdy z dat, ne z papírů: hodiny s mezisoučty na člověka a na montáž se stáhnou za dvě kliknutí.
• Faktura se všemi vícepracemi: sloupec Typ v podkladu ukáže práci nad rámec objednávky, včetně toho, kdo ji dělal a kdy. Nezapomenutá vícepráce se zaplatí sama.
• Argument pro klienta: v podkladu jsou i všechny poznámky. Když se doúčtování rozporuje, je čím ho podložit.
• Bez ručního přepisování: co je v aplikaci, je i v Excelu. Nikdo neopisuje hodiny z obrazovky do tabulky.
• Otevře se to napoprvé: české Excelu vyhovující formát. Žádné nastavování oddělovačů a kódování.

Souvislosti

• Odkud se berou hodiny a filtry: 07 — Měření času.
• Sloupec Typ a jeho smysl: 04 — Úkony, kategorie a typy.
• Poznámky v podkladu: 10 — Poznámky.
• Mřížka hodin, která se neexportuje: 13 — Výkaz práce.